Fließtextverarbeitung zur Datengewinnung
Die Eingabeflächen zur Fließtextdatenverarbeitung findet man an verschiedenen Stellen innerhalb des ameax AkquiseManagers. Sie dienen dazu, Daten unterschiedlicher Textquellen, wie Impressumseinträgen von Websites, E-Mail-Signaturen oder Branchenverzeichnissen, ohne manuelles Tippen zu verarbeiten und aus diesen Stammdaten- oder Ansprechpartner-Datensätze anzulegen. Vor allem das Fehlerpotential beim Abschreiben wird durch diese automatisierte Funktion komplett eliminiert. In diesem Beitrag geben wir Ihnen ein paar Ratschläge im Umgang mit dieser hilfreichen Unterstützung an die Hand.
Weniger fehleranfälliges Tippen = effektiveres Arbeiten
Vor allem bei der Neuanlage von Datensätzen ist die Verwendung der Textdatenverarbeitung ein nützliches Mittel. Korrekturen von Schreibfehlern oder Zahlendrehern bei der manuellen Anlage von Stammdatensätzen oder Ansprechpartnern gehören der Vergangenheit an. Besonders falsch eingetragene Telefonnummern fallen meist viel zu spät oder gar nicht auf. Kommt dies häufiger vor, kann das schnell zu Umsatzverlusten führen, falls man beispielsweise einen potentiellen Käufer gar nicht oder zu spät erreicht.
Sogar die schnelle Aktualisierung von Stammdaten kann mit der Funktion „Anreichern“ zeitsparend durchgeführt werden. So halten Sie Ihren Datenbestand ganz leicht immer aktuell und haben immer die korrekten Grundlagen für Ihre durchzuführenden Aufgaben.
Effiziente Vorbereitung für Kaltakquisetätigkeiten
Die Grundlage für jede Art von Kaltakquisetätigkeit ist immer eine Liste von Leads (potentielle Kunden) als Basis. Nutzen Sie die Impressumsangaben der Unternehmenswebsite eines möglichen Kunden, um daraus ohne manuelles Tippen Stammdatensätze in der Datenbank des AkquiseManagers einzupflegen. Die dadurch gesparte Zeit steht Ihnen anschließend für sinnvollere Dinge zur Verfügung. Dies kann beispielsweise die Durchführung von mehr Kaltakquisetelefonaten oder von qualitativ höheren Gesprächen sein, da Sie weniger Zeitdruck haben.
Was beim Verarbeiten von Impressumseinträgen zu beachten ist
In der Regel besitzen Impressumseinträge immer den gleichen Aufbau. Sie bestehen aus einer Auflistung der Angaben zur Firmierung, der Hauptkontaktdaten und ggf. einer verantwortlichen Person in Form eines kompakten Blocks. Die Verarbeitungsfunktion für Impressumseinträge orientiert sich sowohl an der Struktur der Daten, als auch an bestimmten Stichworten oder deren gängigen Abkürzungen, wie zum Beispiel „Telefon (Tel.)“, „Telefax (Fax)“ oder „Geschäftsführer (GF)“. Die Angabe der Impressumsdaten darf jedoch nicht zu „abstrakt“ sein, da sonst keine korrekte Zuordnung in die dafür vorgesehenen Eingabefelder des Datensatzes mehr möglich ist. Die Reihenfolge der Kontaktnummern spielt hier beispielsweise keine Rolle. Sollten diese jedoch nur mit einem „T“ und einem „F“ gekennzeichnet sein, lässt das viel Interpretationsspielraum, mit dem das System, genau wie dessen Anwender, nicht zurechtkommt: Bedeutet nun „T“ wirklich „Telefon“? Oder steht es für „Telefax“? Heißt „F“ tatsächlich „Fax“ oder steht es für das heute auch gebräuchliche „Fon“?
Stammdaten-Anlage und Ansprechpartner-Anlage
Die Eingabefläche „Textdaten zur Adressgewinnung“ finden Sie sowohl in der Stammdaten-Eingabemaske, als auch in der für Ansprechpartner. Für die Erstellung eines Stammdatensatzes wird der Impressumseintrag einer Website benötigt, für die Erstellung eines Ansprechpartners dessen E-Mail-Signatur. Die Verwendung dieser Datenbasen in umgekehrter Form ist nicht möglich.
Textimporte aus weiteren Quellen
Neben den in den oberen Punkten beschriebenen Möglichkeiten der Fließtextdatenverarbeitung gibt es auch noch weitere, verwandte Methoden die Ihnen eine zum Großteil automatisierte und schnelle Befüllung Ihrer Datenbank erlauben.
Verwendung des Standard-Textimports
Der Standard-Textimport ist eine Grundfunktion einer jeden AkquiseManager-Version. Er ist für die Verarbeitung von strukturierten Adressdatenquellen gedacht. Hinsichtlich seiner Einsatzflexibilität und Bedienung liegt er quasi gleichauf mit der Funktion des Impressumsimports. Seine Anwendungsbereiche sind zum Beispiel die Verarbeitung von früher in Word gepflegten Adresslisten oder das Extrahieren von Daten aus Messeverzeichnissen im Word- oder PDF-Format.
Importe aus Branchenverzeichnissen
Für den Import von Daten aus verschiedenen Branchenverzeichnissen stehen Ihnen, je nach gebuchtem Leistungsumfang, spezifische Bereiche im ameax AkquiseManager zur Verfügung. Jeder Bereich ist genau auf die Gegebenheiten des jeweiligen Branchenportals ausgelegt. Nutzen Sie auch diese, um sich Ihre Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen.