ameax Aufgaben und Projekte

Das Modul ameax Aufgaben und Projekte ist das perfekte Werkzeug, um sämtliche Aufgaben und Projekte, welche innerhalb des Unternehmens durchzuführen sind, zu organisieren. Alle Aufgaben werden in übersichtlicher Art und Weise dargestellt, können in Projekten zusammengefasst und beliebig erweitert werden, wie beispielsweise durch Checklisten innerhalb einer Aufgabe. Dieses Modul ermöglicht eine optimal aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit in einzelnen Teams und folglich auch im gesamten Unternehmen.

Das ameax Aufgaben- und Projektmanagement – Aufgabenorganisation und -abwicklung

Das ameax Aufgaben- und Projektmanagement ist mehr als nur eine Aufgabenverteilung, denn durch dieses einfach zu bedienende Werkzeug können Sie einzelne Prozesse sowie ganze Projekte managen und Ihr Team perfekt organisieren.

In diesem Handbuchbereich erhalten Sie Informationen darüber,

wofür das ameax Aufgaben- und Projektmanagement entwickelt wurde
wie das ameax Aufgaben- und Projektmanagement eingesetzt werden kann
wie das ameax Aufgaben- und Projektmanagement grundsätzlich bedient wird.

ameax Aufgaben und Projekte – ein Überblick

Eine Projektarbeit ist dann am effektivsten, wenn Sie verfolgen können, was Ihr Team macht und gleichzeitig alle Teammitglieder auf demselben Wissensstand sind. Dies gelingt Ihnen mit diesem wirkungsvollen Tool.

Das Modul bietet Ihnen die folgenden drei Bereiche, die unter dem Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ gruppiert sind:

Vorgänge: In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht sämtlicher Einzelvorgänge (siehe „Vorgänge“).
Stapel: Hier werden Ihnen die Vorgänge auf Basis der Zuordnung zu den verschiedenen Systemnutzern aufgelistet. Jeder Mitarbeiter besitzt seinen persönlichen Aufgabenstapel, kann aber auch die Stapel von Kollegen einsehen. Eine darin integrierte Anzeige bezüglich der Priorität schafft einen guten Überblick darüber, welche Vorgänge dringend zu bearbeiten ist (siehe „Stapel“).
Projekte: Einzelvorgänge können bei Bedarf auch zu Projekten gruppiert werden. Diese finden Sie im Bereich „Projekte“ (siehe „Projekte“).

Ein Vorgang stellt sozusagen eine konkrete Aufgabe dar. Sind zum Beispiel innerhalb eines Projekts mehrere Aufgaben von unterschiedlichen Personen zu erledigen, können die verschiedenen Vorgänge zu einem Projekt zusammengefasst werden. Somit umfasst ein Projekt mehrere Vorgänge, die diesem direkt zugeordnet sind.

Rechteeinstellungen im ameax Aufgaben- und Projektmanagement

Besonders wenn es um Funktionen geht, die jemand im Berufsalltag braucht oder nicht braucht, kommen die Rechteeinstellungen zum Zug. Beispielsweise in der Kombination mit dem ameax AkquiseManager CRM-System kann somit erst einmal grundsätzlich entschieden werden, ob und wenn ja, welche Teile des ameax Aufgaben- und Projektmanagements von einem Benutzer verwendet werden dürfen.

Geben Sie in die Schnellsuchzeile das Stichwort „Rechtegruppen“ ein und klicken den vorgeschlagenen Systemeinstellungspunkt an. Wählen Sie im sich darauf öffnenden Fenster z. B. die Rechtegruppe („einfache“) „User“ aus und begeben sich dort zum Reiter „Vorgänge“. Hier können Sie über zwei Checkboxen festlegen, ob dieser Rechtegruppe grundsätzlich das Recht zum Arbeiten mit einzelnen Vorgängen oder ganzen Projekten gewährt werden soll (siehe „Rechtegruppen“)

Tipp: Diese Art von Grundsatzentscheidung beeinflusst auch maßgeblich die Darstellung und Übersicht im System. Gibt es keinen Basiszugriff auf gewisse Funktionen, so tauchen deren Bestandteile auch nicht als Hauptmenüpunkt, Schaltflächenelemente oder in anderen Bereichen auf.

Aktivieren Sie den Basis-Zugriff für Vorgänge, so erscheinen detaillierte Einstellungsmöglichkeiten. In diesen bestimmen Sie, welche angelegten Bearbeitungsschemas ein User verwenden darf, ob er Zugriff auf alle Vorgänge/Projekte hat, nicht nur auf die, in die er selbst involviert ist. Ebenso stellen Sie hier die Bearbeitungsberechtigungen, wie z. B. Anlegen oder Löschen, ein.

Auch nach der Aktivierung des Basis-Zugriffs auf Projekte erhalten Sie weitere Optionen, mit denen Sie die Bewegungsfreiheit der Mitglieder einer Rechtegruppe beeinflussen können.

Geschicktes Fein-Tuning der Zugriffsmöglichkeiten

Unter „Einstellungen“, „Vorgänge“ finden Sie im Unterpunkt „Einstellungen“ die Optionen „Vorgang- und Projekt-Zugriffseinstellungen“. Aktivieren Sie die gewünschte Option, so wird die Möglichkeit gegeben, gezielt die Einsicht und somit auch Bearbeitung, einzelner Vorgänge oder Projekte nur auf die involvierten Mitarbeiter zu beschränken.

Hierfür finden Sie bei der Anlage des Vorgangs oder Projekts das Drop-Down-Menü „Zugriff“ vor, in welchem Sie „Geschützt“ auswählen. Bitte beachten Sie, dass einzelne Vorgänge innerhalb eines Projekts, welches ein User einsehen darf, dadurch für ihn verborgen bleiben können. Ebenso ist wissenswert, dass einzelne Vorgänge, die ein User eigentlich sehen dürfte, nicht für ihn auftauchen, sobald ihm die Zugriffsrechte auf das Projekt, das den Vorgang beinhaltet, verwehrt wurden.

Sich darüber hinwegsetzen können nur Mitglieder einer Rechtegruppe, die mit Vollzugriff bei Vorgängen und Projekten ausgestattet ist (siehe Rechtegruppeneinstellungen oben). Sie sind der Lage, immer alle Bestandteile beider Bereiche einzusehen, egal ob geschützt oder nicht.

Vorgangsschemas und Erstellung von Vorgängen

Nachfolgend werden Ihnen die Grundlagen des täglichen Einsatzes dargestellt und genauer erläutert. Als Beispielszenario dient hierfür ein fiktives Unternehmen, welches sich auf die Sonderanfertigung von Ersatzteilen für Anlagen spezialisiert hat. Für den Prozess von Annahme des Kundenauftrags, über die Fertigung bis hin zur Abrechnung wurde hierfür ein eigener Vorgang mit verschiedenen Detailschritten definiert. Dieser kurz als „Auftrag“ oder „AU“ bezeichnete Vorgang basiert auf einem sogenannten „Vorgangsschema“, in welchem der Ablauf der bei der Erledigung des Auftrags durchzuführenden Prozesse als Grundgerüst festgelegt ist.

Die Vorgangsschemas

Mit ameax Aufgaben und Projekte können für unterschiedliche Abläufe verschiedene Schemas definiert werden. Wurde z. B. ein Arbeitsschritt von einem Mitarbeiter erledigt, dann wird der Vorgang, welcher auf einem Schema basiert, auf Wunsch automatisch dem nächsten zuständigen Mitarbeiter übergeben. Sie legen in wenigen Schritten fest, wer wann welche Handlung ausführen soll. So ist der Vorgang immer zur richtigen Zeit in den richtigen Händen. Bekommt ein Mitarbeiter einen Arbeitsschritt zugewiesen, so wird er ebenfalls parallel dazu per E-Mail informiert und kann sich anschließend in das System einloggen, um seine Aufgabe zu bearbeiten. Das Programm verschickt ebenfalls tägliche Benachrichtigungen, zum Beispiel als Zusammenfassung der Aktivitäten vom Vortag.

Jeder Vorgang gliedert sich in verschiedene, nacheinander ablaufende Status (Arbeitsschritte). Es steht Ihnen dabei vollkommen frei festzulegen, ob dies nur zwei Status sind, wie „offen“ und „erledigt“, was z. B. für die Einrichtung einer einfachen To-Do-Liste ausreicht oder ob es eine komplexe Reihenfolge aus deutlich mehr Stufen, wie es beispielsweise bei der Erfassung von Kundenaufträgen der Fall ist, sein soll. Abbildung 10 zeigt den Einstellungsbereich, in dem ein Vorgang definiert wird. Innerhalb dieser Maske sind im oberen rechten Bereich die neun eingerichteten Status eines Auftrags zu sehen.

Unterhalb der Status-Übersicht befindet sich der Bereich zum Erstellen sogenannter Prozess-Buttons. Sie können eingerichtet werden, um Ihnen den manuellen Wechsel von einem Status zum anderen abzunehmen. Steht der Auftrag beispielsweise noch ganz am Anfang auf „Erfassen“, kann der nur bei diesem Status angezeigte Prozess Button so konfiguriert werden, dass ein Klick auf ihn genügt, um

in den nächsten Status „Übergabe an Produktion“ zu wechseln
den Produktionsleiter als neuen Bearbeiter einzusetzen
die Priorität für den Produktionsleiter auf „hoch“ zu stellen, sodass dieser den Auftrag möglichst schnell in seine Planung aufnimmt
eine Bearbeitungsfrist als Deadline zu setzen.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Vorgangsschemas anlegen.

Die Basis festlegen

Um ein Vorgangsschema anzulegen, klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ auf „Vorgänge“ und im sich darauf öffnenden Fenster auf „Schemas“. Über den Button „anlegen“ in der Untermenüleiste der Schemaübersicht können Sie hier ein weiteres hinzufügen. Bei der Anlage eines neuen Vorgangsschemas definieren Sie zuerst dessen Grunddaten. Diese bestehen aus dessen Bezeichnung, einer Abkürzung für die Bezeichnung und der Farbe, in der Vorgänge dieses Schemas zukünftig angezeigt werden sollen. Über die Option „Aktiv“ können Sie später bei Bedarf das Schema für den Gebrauch komplett deaktivieren. Speichern Sie Ihre Eingaben abschließend über die gleichnamige Schaltfläche am Ende der Maske ab.

Die Status festlegen

Nachdem Sie die Grunddaten gespeichert haben, gelangen Sie in die Einrichtungsmaske des Schemas. Dort werden als nächstes die Statusangaben, also die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb eines Vorgangs, definiert. Klicken Sie hierfür im rechten Bereich des Fensters in der Untermenüleiste des Bereichs „Status“ auf „anlegen“.

Die Anlagemaske des Status beinhaltet folgende Eingabemöglichkeiten:

Status: Tragen Sie hier die Bezeichnung des Arbeitsschritts ein.
Farbkennzeichnung: Wählen Sie hier die zum Status gehörende Farbe aus.
Funktion: Tragen Sie hier zur besseren Differenzierung ein, welchen arbeitstechnischen Hintergrund der Status hat. Es sind fünf einheitliche Angaben wählbar, beispielsweise würde beim Status „In Produktion“ die Angabe „In Arbeit“ am besten passen.
Option „Vorausgewählt bei Anlage“: Aktivieren Sie diese, damit der jeweilige Status immer als erster bei der Anlage eines Vorgangs ausgewählt ist.
Option „Frei wählbar“: Das System sieht vor, dass die Status immer in der festgelegten logischen Reihenfolge entweder manuell oder über die Prozess-Buttons durchlaufen werden. Durch diese Option wird der Status immer auswählbar, selbst dann, wenn er gerade nicht als nächster in der logischen Reihenfolge vorgesehen wäre.

3. Prozess-Buttons definieren

Das Anlegen von Prozess-Buttons ist der nächste Schritt nach dem Einrichten der Status. Diese helfen Ihnen, schneller von einem Status zum nächsten zu gelangen und dabei immer den korrekten Ablauf einzuhalten. Auch den oder die passenden Bearbeiter können Sie bei den Prozess Buttons hinterlegen, sodass Sie beim Übergang zum nächsten Schritt immer gleich innerhalb des passenden Kollegenkreises auswählen können.

Die Inhalte der verschiedenen Bereiche beim Definieren eines Prozess-Buttons sind zum Großteil selbsterklärend. Daher wird im Folgenden nur auf einige spezielle Punkte eingegangen:

Verfügbarkeit und auslösende Faktoren
„Aus Liste auswählbar“: Prozess-Buttons werden in der Regel nur in der Bearbeitungsmaske eines Vorgangs dargestellt. Wählen Sie hier „Ja“ aus, um den Button auch in sämtlichen Masken, in denen eine Übersicht von verschiedenen Vorgängen dargestellt wird (im Kunden Datensatz, im Stapel, in den Hauptübersichtsmaske der Vorgänge), für einen schnellen Statuswechsel anzeigen zu lassen.

Aktionen
„Stapel“: Wählen Sie hier „Setzen und oben platzieren“ aus, so wird der Arbeitsschritt nicht nur innerhalb der Vorgänge mit der gleichen Prioritätsstufe im Stapel des entsprechen Benutzers eingetragen. Auch innerhalb aller angezeigten Arbeiten mit der gleichen Prioritätsstufe wird der neu hinzugefügte Schritt an erster Stelle platziert.

Zuständiger
Tragen Sie hier ein, wer durch die Betätigung des Buttons als nächster Zuständiger ausgewählt werden kann. Verwenden Sie später den Button, so schlägt Ihnen das System unter den Eingetragenen gleich einen passenden Kandidaten präferiert vor. Dies könnte beispielsweise bei der Abnahme eines Auftrags durch den Kunden geschehen, wenn ermittelt wird, welcher Kundenbetreuer derjenige war, der den Auftrag auch angelegt hat.

Beobachter
Beobachter sind Personen, die über den Werdegang des Vorgangs ebenfalls informiert werden, selbst wenn Sie gerade keinen seiner Arbeitsschritte selbst bearbeiten. Hier legen Sie fest, wer alles zum Beobachter gemacht werden soll, wenn ein Status gewechselt wird.

Kommentare
Bei jedem Statuswechsel können in eine Textbox relevante Kommentare als Informationsquelle für den folgenden oder alle Mitarbeiter hinterlegt werden. Ein Statuswechsel kann einfach per Klick ohne weitere Eingaben erfolgen, wenn die Aktionen des Prozess-Buttons eindeutig definiert und keine Mehrfachauswahlen möglich sind. Hierbei wird auch kein „Formular“, in dem sich die Optionen für Mehrfachauswahlen und auch die Textboxen zum Eintragen eines Kommentars befinden würden, eingeblendet (wählen Sie hierfür die Option „Kommentareingabe, falls Formular“). Um immer einen Kommentar eintragen zu können, klicken Sie auf „Formular für Kommentareingabe erzwingen“.

Tipp: Die Grundgerüste fertiger Schemas können auch exportiert und importiert werden. Entsprechende Schaltflächen finden Sie sowohl in der Übersichtsmaske der angelegten Schemas, als auch in der Einrichtungsmaske eines einzelnen. Nach dem Import müssen gegebenenfalls die Prozess-Buttons mit den jeweils für einen Status zuständigen Mitarbeitern versehen werden, falls das Schema aus einem externen System übernommen wurde.

Einen Vorgang erstellen

Vorgänge werden meistens über einen entsprechenden Funktions-Button aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ eines Kundendatensatzes angelegt und in diesem auch in einer Übersicht gelistet. Aber auch die Anlage von autarken Vorgängen ohne direkten Kundenbezug ist möglich.

Sobald Sie auf den Button „Vorgang“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in welchem das zu verwendende Schema ausgewählt werden kann.

Bei der Erstellung eines Produktionsauftrags legt ein Kundenbetreuer folgende Parameter fest:

Die Art des Vorgangs anhand des passenden Schemas (Kundenauftrag)
Die spezifische Bezeichnung des Auftrags (eine Vorgangsnummer wird dabei automatisch ergänzt)
Eine detaillierte Beschreibung
Die Priorisierung
Ob der Auftrag gleich im Bearbeitungsstapel des nächsten Kollegen aufgenommen werden soll (siehe „Stapel“)

Von wem der Auftrag erstellt wurde, das Anlagedatum, der Standardstatus bei Anlage (Auftragserfassung) sowie die aktuell zuständige Person und der Prozess Button, welcher eine schnelle und korrekte Überleitung zum nächsten Schritt ermöglicht, werden vom System beim Speichern automatisch ergänzt. Wird ein Mitarbeiter als „Beobachter“ eingesetzt, erhält auch dieser immer die E-Mails, die beim Ändern des Status an die Kollegen vom System geschickt werden. Dies geschieht selbst dann, wenn ihn diese Änderung nicht direkt betrifft. Eine perfekte Möglichkeit für Führungskräfte, immer im Bilde über den Ablauf wichtiger Gegebenheiten zu sein. Das Einstellen eines Erinnerungs- und Fälligkeitsdatums unterstützt einen Projektverlauf nach Zeitplan. Ebenfalls können relevante Dokumente und Dateien dem Vorgang durch die Verwendung eines Upload-Felds hinzugefügt werden.

Nach dem Setzen dieses „Startpunkts“ beginnt nun der Durchlauf durch die verschiedenen Abteilungen. Mit dem Druck auf den Prozess Button „Übergabe Produktion“ erhält der Produktionsleiter den Staffelstab. Er ist verantwortlich für die Einplanung des Auftrags und die Auswahl seines Mitarbeiters, der das Werkstück herstellen soll. Als nächstes macht sich der gewählte Produktionsmitarbeiter an die Arbeit und quittiert seine erledigte Aufgabe mit einem Klick auf „Qualitätskontrolle“, sodass der Meister zur Abnahme gerufen wird. Gibt dieser sein OK, schiebt er den nächsten Schritt des Auftrags wieder dem Kundenbetreuer zu, welcher die Endabnahme zusammen mit dem Auftragsgeber durchführt. Auch bei anfallenden Korrekturwünschen des Auftraggebers ist ein extra Prozess Button vorgesehen, der den Auftrag, zusammen mit einem Kommentar des Kundenbetreuers, wieder zum Produktionsleiter überträgt, um die folgenden Schritte wiederholt durchlaufen zu lassen. Im besten Fall wird das Werkstück natürlich sofort positiv vom Kunden in Empfang genommen, wodurch der Innendienst für die Rechnungsstellung benachrichtigt und der Auftrag schließlich an die Buchhaltung überstellt wird. Diese stellt ihn mit „abgeschlossen“ nach erfolgtem Zahlungseingang fertig.

Schon anhand des gerade beschriebenen, stark vereinfachten Vorgangs wird sehr gut verdeutlicht, wie viele Personen ameax Aufgaben und Projekte präzise koordinieren kann:

Kunden
Kundenbetreuer
Produktionsleiter/Meister
Produktionsmitarbeiter
Innendienstmitarbeiter
Buchhalter

Die Kommentarfunktion bei Vorgängen

Die Kommentarfunktion ist ein zentraler Bestandteil im Modul ameax Aufgaben und Projekte. Dort ergänzen Sie wichtige Informationen zu Vorgängen, wie etwa den aktuellen Stand oder etwaige Probleme.

Upload von Dateien und Bildern im Kommentarfeld

Alle Daten zu den durchlaufenen Schritten eines Vorgangs können in den Kommentarfeldern zentral gespeichert werden. Hierbei können auch Dateien und Bilder in die Kommentare hochgeladen werden, indem Sie diese entweder auswählen oder direkt in das Feld ziehen. Standardmäßig ist es möglich, ohne weitere Einstellungen, bereits Dateien hochladen. Unterstützt werden dabei alle gängigen Dateiformate.

Weitere Zusatzfelder für Uploads und Informationen in den Kommentaren anlegen

Auch weitere Zusatzfelder können Sie jederzeit ergänzen. Mithilfe der Schnellsuchzeile öffnen Sie die den Einstellungsbereich “Zusatzfelder”. Hier klicken Sie auf den Reiter „Kommentare“. Legen Sie nun wie gewohnt Ihr gewünschtes Zusatzfeld an. Dabei haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Typen „Text“, „Zahlen“, „Dateiupload“ und „Bildergalerie“ zu wählen. Hier erfahren Sie weitere Informationen bzgl. der Zusatzfelder: „Die Zusatzfelder“.

Hyperlinks mit einem Klick öffnen

Sobald ein Link in einem Kommentar eingefügt wird, wird dieser vom System als solcher erkannt. Klickt man diesen an, öffnet sich sofort ein neuer Tab mit dem entsprechendem Seiteninhalt. Achten Sie darauf, dass der Link vollständig in der allgemeingültigen Form geschrieben wird.

Gehen wir als Beispiel davon aus, dass Sie als Mitarbeiter einer Webdesign-Firma den Kollegen die verbesserungsbedürftige Website eines Auftraggebers im Vorgang hinterlegen wollen. Hierfür tragen Sie im Kommentar einen Hinweis auf https://www.musterfirma.de ein. Geben Sie dagegen nur www.mustermann.de oder mustermann.de ein, so funktioniert die automatische Verlinkung jedoch nicht.

Container zur Darstellung der Vorgänge im Dashboard

Um Dashboard-Container für Vorgänge zu erstellen, öffnen Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Home“ das Dashboard. Klicken Sie rechts oben in der Anzeigemaske auf das Drei-Punkte-Menü und wählen den Menüpunkt „Reiter pflegen“ aus. Im geöffneten Bearbeitungsbereich eines Reiters werden Ihnen schließlich die darin integrierten Container angezeigt. Ziehen Sie eines der rechts dargestellten Raster-Elemente nach links und wählen anschließend den entsprechenden Inhalt aus, indem Sie auch diesen nach links in das gewünschte Raster-Element ziehen.

Zur Verfügung stehen dabei in Bezug auf Vorgänge die folgenden Inhalte:

Vorgänge
Fällige Vorgänge
Neu angelegte Vorgänge
Vorgänge mit Statusänderung
Vorgänge neue Zuständigkeit

Über das Zahnrädchen-Icon rechts oben innerhalb eines Containers lässt sich der Bearbeitungsbereich dieses Containers öffnen. Im Rahmen der Dashboard Container für Vorgänge werden verschiedene Filteroptionen angeboten. So können Sie beispielsweise nach der Priorität (exakt oder Mindestpriorität) der Vorgänge und bei Bedarf auch nach Teams filtern.

Allgemeine Informationen sowohl zur Einrichtung bzw. Gestaltung, als auch zur Verwendung des Dashboards finden Sie im Handbuchbereich „Dashboard“.

Dank RSS-Feed-Funktion immer auf dem neusten Projektstand

„RSS“ steht für „Rich Site Summary“. Es handelt sich dabei um Zusammenfassungen von neuen, z. B. auf einer Website, zur Verfügung gestellten Informationen. Diese kleinen Nachrichtenblöcke können als „RSS-Feed“ in verschiedenen Apps und Programmen abonniert werden und versorgen den Leser so immer mit genau den aktuellen Inhalten, für die er sich interessiert. Haben Sie die RSS-Feed-Funktion erfolgreich in Ihrer ameax Unternehmenssoftware eingerichtet, werden Ihnen neue Vorgänge beziehungsweise Statusänderungen, die Ihren Stapel betreffen, sofort in Ihrem RSS-Reader angezeigt. Sie verpassen also nie wieder eine neue Aufgabe und können diese somit fristgerecht erledigen.

So richten Sie die RSS-Feeds ein

Grundsätzlich brauchen Sie, um RSS-Feeds zu abonnieren, zuerst einen RSS-Reader. Fügen Sie dort den Pfad des RSS-Feeds ein. Sie finden diesen unter „Einstellungen“, „Mein Konto“, „Abonnements und Feeds“ im Punkt „Vorgänge“.

Nachdem Sie diesen Link in Ihrem RSS-Reader eingegeben haben, fragt Sie dieser nach Ihrem Benutzernamen und Passwort. Um diese aufzurufen, begeben Sie sich im Menüpunkt “Einstellungen”, “Berechtigungen”, “Benutzer” in den Benutzereinstellungsbereich des jeweiligen Mitarbeiters, dessen Vorgangsstapel als RSS-Feed angezeigt werden soll. Klicken Sie im Bereich „Feed-Zugriff“ auf die Schaltfläche „Feed-Passwort generieren“. In der daraufhin erscheinenden Box wird Ihnen nun der Log-In-Name und das Passwort dargestellt. Beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen nur in dieser Infobox das Kennwort einmalig als Klartext angezeigt wird. Speichern Sie sich dieses nicht separat ab, so ist es erforderlich, über den gleichen Button ein neues Passwort zu erstellen, sollte nochmals eine Eingabe nötig sein.

ameax Aufgaben und Projekte als Ticketsystem nutzen

Ein Ticketsystem dient insbesondere dazu, Kundenanfragen optimal zu managen, wodurch wiederum die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Es sorgt somit für eine reibungslose Kommunikation.

So richten Sie Ihr Ticketsystem ein

Geben Sie in der Schnellsuchleiste „Vorgänge“ ein und wählen Sie danach im Untermenü den Punkt „Schemas“ aus. Klicken Sie dort auf „anlegen“. Verpassen Sie dem Schema einen passenden und prägnanten Namen, wie etwa „Kundenauftrag“. Durch ein Kürzel und eine Farbkennzeichnung gelingt es Ihnen später besser, sofort das passende Schema auszuwählen. Über „bearbeiten“ können Sie nun das Ticketsystem aktivieren. Wählen Sie dort nun den Hauptnutzer, den Mailaccount sowie die jeweilige E-Mail-Signatur aus. Nachrichten die automatisch über das Ticketsystem versendet werden, greifen auf diese Einstellungen zurück. In diesem Fall soll der Hauptnutzer des Schemas Frau Karlson sein und von Ihrem Mailaccount versendet werden. Der Kunde erhält später also Nachrichten mit dem Absender „Frau Karlson“ und von ihrer E-Mail.

Weiterhin können Sie in dieser Maske den jeweiligen Status und die entsprechenden Prozess-Buttons bestimmen.

So funktioniert das Ticketsystem in der Praxis

Die Mustermann GmbH ist eine mittelständische Webdesign-Agentur mit einem stetig wachsenden Kundenstamm. Um der großen Anzahl von Kundenanfragen, wie zum Beispiel neue Aufträge oder Supportwünsche, Herr zu werden, hat sich die Geschäftsführung entschieden, ameax Aufgaben und Projekte als Ticketsystem zu verwenden.

Anhand folgenden Beispiels wird die Arbeitsweise innerhalb des Ticketsystem deutlich. Herr Mustermann bekommt eine Anfrage von seinem Stammkunden, der „Herberts Himmlisches Hotel GmbH“. Seit kurzem taucht bei der Buchung eines Zimmers eine Fehlermeldung innerhalb des Buchungssystems auf.

Nach einem Gespräch mit dem Kunden erstellt Herr Mustermann direkt im Kundendatensatz das Projekt „Kundenanfrage: Buchungsplattform“ und darin den Vorgang „Fehler: Buchungsplattform“ mit den zuvor abgefragten Daten. Somit sind bereits jetzt alle wichtigen Informationen übersichtlich, zentral und für die jeweiligen Mitarbeiter abrufbar.

Sofort danach erstellt Herr Mustermann aus dem Vorgang heraus ein Ticket. Systemseitig wird nun eine Ticketnummer vergeben, mit der später eine bessere Zuordnung möglich ist.

Da im Vorgangsschema des Tickets ein Prozess-Button eingerichtet wurde, der eine E-Mail schicken kann, wird dem Kunden durch einen Klick auf diesen gleich eine Bestätigung zur Eröffnung des Tickets zugesendet.

Versendet Herr Mustermann aus dem System heraus eine Mail, etwa für Nachfragen, an den Kunden, kann er diese dem jeweiligen Ticket zuordnen. So wird die komplette zugehörige Kommunikation im jeweiligen Ticket angezeigt und ist für die jeweiligen Mitarbeiter leicht abrufbar (dies funktioniert nur mit offenen, aber nicht mit bereits geschlossenen Tickets).

Antwortet der Kunde nun auf die E-Mail, so wird auch die Antwort automatisch ins jeweilige Ticket aufgenommen. Damit geht garantiert keine Nachricht mehr unter oder gar verloren.

Herr Mustermann übergibt das Ticket nun mit nur einem Klick an Karla Karlson, die sich ab sofort um die Lösung des Problems kümmern soll. Er setzt dabei ein Erinnerungs- und Fälligkeitsdatum, sowie eine besonders hohe Priorität, sodass der Auftrag pünktlich umgesetzt wird. Frau Karlson bekommt die neue Aufgabe nun in Ihren persönlichen Stapel eingesetzt und sieht dort, dass sie das Problem der Buchungsplattform beheben muss. Durch das angelegte Ticket hat sie alle Informationen im Blick und kann ohne lange Rückfragen mit Ihrer Arbeit beginnen. Von der Programmierung, über den Test der Buchungsplattform, bis hin zur endgültigen Lösung wird das Projekt nun im Ticket abgebildet.

Schon bald hat Frau Karlson den Fehler identifiziert und behoben. Nach einem kurzen Test, ob die Buchungsplattform wieder reibungslos funktioniert, schließt Sie das Ticket, indem Sie auf den Prozess-Button „Problem gelöst“ klickt. Es öffnet sich eine Maske, welche die entsprechende Bestätigungsmail für den Kunden anzeigt. Diese voreingestellte Nachricht wird ihm automatisch geschickt, sobald das Ticket geschlossen wird, da in den Einstellungen des Prozess-Buttons die entsprechende Funktion aktiviert wurde.

Bewahren Sie den Überblick über offene Tickets

Im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ unter „Vorgänge“ werden sämtliche Tickets dargestellt. In diesem Bereich erfahren Sie zu jedem Ticket

den derzeitigen Status bzw. Bearbeitungsstand
den gerade zuständigen Mitarbeiter
die Priorisierung des Vorganges
die Fristangaben.

Der ebenfalls über den Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ erreichbare Bereich „Stapel“ gibt einen Überblick über alle offenen Tickets bei einem bestimmten Mitarbeiter. So weiß dieser immer, welche Aufgaben noch offen und welche Tickets von ihm noch zu bearbeiten sind.

Weiterhin werden in der Stammdatenübersicht eines Kunden alle offenen Tickets dargestellt. Ruft nun zum Beispiel Herr Müller von „Herberts Himmlisches Hotel“ an, so können auch nicht involvierte Mitarbeiter das Ticket sofort finden und dem Kunden Auskunft erteilen.

Geben Sie in der Schnellsuchzeile die Ticketnummer ein, so zeigt Ihnen das System automatisch das gesuchte Ticket an. Ohne lange Suche können Sie dieses nun öffnen und auch bearbeiten.

Verbindung zwischen ameax „Aufgaben und Projekte“ und der „Projektzeiterfassung“

Um die interne Vernetzung optimal zu gestalten, wurde eine Verbindung zwischen den Modulen „Aufgaben und Projekte“ und der „Projektzeiterfassung“ geschaffen:

Legen Sie Zeiterfassungsprojekte direkt in zugehörigen Vorgängen an
Sparen Sie sich den Umweg über den Hauptmenüpunkt „Projektzeiten“ oder die Anlage über den Kundendatensatz.
Buchen Sie erbrachte Zeiten direkt im Vorgang
Profitieren Sie vom direkten Bezug zwischen Vorgang und Zeiterfassungsprojekt, ohne erst eine gedankliche Verbindung über eine Kundendatensatz herstellten zu müssen, dem das Zeiterfassungsprojekt zugeordnet ist.
Sehen Sie sowohl im Vorgang als auch im Zeiterfassungsprojekt die Zugehörigkeiten
Kürzere Blickwege ermöglichen schnelleren Informationsaustausch, sowohl intern als auch gegenüber den Kunden.
Rechnen Sie die für einen Vorgang erbrachten Zeiten direkt über die Faktura ab
Eine weitere Verbindung, die Ihnen viel Zeit und Arbeit abnimmt.

In nur zwei Schritten zur korrekten Zeiterfassung

Schritt: Zeiterfassungsprojekt im Vorgang anlegen

Öffnen Sie den gewünschten Vorgang, zu dem Sie Projektzeiten erfassen können wollen. In der Übersichtsmaske des Vorgangs finden Sie in der Untermenüleiste die Schaltfläche „Zeiterfassungsprojekt anlegen“. Durch einen Klick auf diese wird automatisch ein neues Zeiterfassungsprojekt angelegt.

Dessen Bezeichnung setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:

dem Namen des Unternehmens, für das der Vorgang durchgeführt wird
der Bezeichnung des Vorgangs selbst
der ID-Nummer des neu angelegten Zeiterfassungsprojekts

Im in den Abbildungen dieses Artikels durchgespielten Beispielfall ist dies „Mustermann GmbH & Co. KG AU-8 Sonderanfertigung [id-10]“.

Nachdem das Zeiterfassungsprojekt im Vorgang angelegt wurde, verschwindet die dafür verwendete Schaltfläche aus der Untermenüleiste. Stattdessen erscheint auf der rechten Seite der Vorgangsmaske der neue Bereich „Zeitbuchungen“. Hier können nun über das entsprechende Icon erbrachte Zeiten verbucht werden.

2. Schritt: Erbrachte Zeiten direkt verbuchen

Klicken Sie in der Vorgangsmaske auf „Zeiten buchen“, so öffnet sich das dafür vorgesehene Eingabefenster aus der Projektzeiterfassung. Der automatisch erstellte Name des Zeiterfassungsprojekts ist darin bereits hinterlegt. Machen Sie hier Ihre Eingaben und speichern Sie das Ergebnis ab.

Alle bereits beim Vorgang gebuchten Zeiten werden auf der rechten Seite des Zeiterfassungsprojekts übersichtlich aufgelistet dargestellt.

[Abb. 41] zeigt eine Vorgangsmaske mit einer bereits verbuchten Arbeitszeit. Hier können nicht nur, wie bereits beschrieben, neue Zeiten hinzugebucht, sondern auch bestehende Einträge auf ein anderes Zeiterfassungsprojekt umgebucht werden. Nutzen Sie für Letzteres das in [Abb. 41] markierte Drop-Down-Menü. Markieren Sie dafür zuerst die Zeiteintragungen, welche Sie umbuchen möchten, durch einen Klick auf die Checkbox vor der Eintragung. Wählen Sie anschließend im Drop-Down-Menü das Zeiterfassungsprojekt, auf welches Sie die ausgewählten Einträge umbuchen wollen. Bereits durch einen Klick auf das gewünschte Zeiterfassungsprojekt wird eine Sicherheitsabfrage in Form einer erscheinenden Box ausgelöst. Bestätigen Sie diese mit „OK“, um die Umbuchung auszuführen.

Benachrichtigungen im ameax Modul „Aufgaben und Projekte“ nachvollziehen

Zum Einsehen des Benachrichtigungsverlaufs finden Sie in Ihrem geöffneten Vorgang in der oberen Menü-Leiste den Button „Benachrichtigungen“. Wenn Sie diesen anklicken, öffnen Sie die zu Ihrem Vorgang/Ticket gehörige Verlaufsübersicht. Dort wird dargestellt, welche Personen zu welchem Zeitpunkt Benachrichtigungen aus dem Vorgang heraus erhalten haben.

Wie in [Abb. 43] dargestellt, kann es auch sein, dass Benachrichtigungen noch nicht versendet wurden. Hierbei ist zu wissen, dass das System ca. 5 Minuten bis zum tatsächlichen Versand wartet, wodurch vermieden wird, dass zu viele Einzelnachrichten hintereinander verschickt werden. Folglich können zuerst auch einige Nachrichten gesammelt werden, um nach ein paar Minuten eine Gesamtmail mit allen aufgelaufenen Nachrichten zu verschicken. Dies können Sie ebenso dem Benachrichtigungsverlauf entnehmen.

Der Statusverlauf von Vorgängen

Sobald Sie in einem geöffneten Vorgang in der Untermenüleiste auf den Button „Statusverlauf“ klicken, öffnet sich der Bereich, in welchem der detaillierte Verlauf der einzelnen Status angezeigt wird. Hier sehen Sie genau, wann und von welchem Benutzer Statusänderungen durchgeführt wurden. Außerdem können Sie in diesem Bereich einsehen, wie lange der jeweilige Status aktiv war.

Der Änderungsverlauf von Vorgängen

Über den Button „Änderungsverlauf“ in der Untermenüleiste öffnen Sie den Bereich, in welchem Sie alle Details zu Änderungen innerhalb des Vorgangs einsehen können. Dabei wird jeweils auch der genaue Zeitpunkt der Änderung angezeigt.

Checklisten im Rahmen des ameax Aufgaben- und Projektmanagements

Innerhalb eines Vorgangs lassen sich übersichtliche Checklisten erstellen, die dabei helfen, einen zusätzlichen, detaillierteren Überblick über die Teilaufgaben, die im Rahmen eines Vorgangs zu erledigen sind, zu behalten.

Individuelle Checklisten

Checklisten lassen sich direkt im Vorgang unter dem Punkt „Checkliste“ erstellen. Geben Sie hierzu die zu bearbeitenden Teilaufgaben jeweils einzeln in das dafür vorgesehene Textfeld ein und speichern diese jeweils mit „Enter“.

Vordefinierte/Zentrale Checklisten

Öffnen Sie unter „Einstellungen“ den Bereich „Vorgänge“. Unter dem Punkt „Checklisten“ lassen sich Checklisten erstellen, die zentral hinterlegt werden und mit nur einem Klick im Vorgang ausgewählt werden können.

Um eine zentrale Checkliste in einen Vorgang zu integrieren, wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Checkliste aus. Daraufhin wird diese automatisch erstellt.

Vordefinierte/Zentrale Checklisten

Wie in [Abb. 48] dargestellt, könnte Ihre erstellte Checkliste aussehen. Indem Sie die Checkbox bei einem Punkt aktivieren, markieren Sie die Teilaufgabe als erledigt. Oberhalb der Checkliste finden Sie zudem eine Gesamtfortschrittsanzeige. So haben Sie zu jeder Zeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand des jeweiligen Vorgangs.

Neben jeder Teilaufgabe gibt es Bearbeitungsoptionen bzgl. der Reihenfolge. Sie können einzelne Aufgaben über die entsprechenden Pfeile an erste bzw. letzte Stelle versetzen oder jeweils um einzelne Positionen nach oben oder unten verschieben. Durch einen Klick auf das Kreuz lassen sich die Teilaufgaben jeweils wieder löschen.

Verbindung aller Nachrichtentypen mit dem Modul „Aufgaben und Projekte“

Im Rahmen des Moduls „Aufgaben und Projekte“ gibt es verschiedene Optionen, direkt aus einem Ticket heraus Nachrichten zu versenden. Neben der gängigen E-Mail können auch Briefe versandt werden. Ebenso ist es möglich, den Nachrichtentyp SMS mit diesem Modul zu verknüpfen, um beispielsweise eine kurze Informations-SMS an einen Kunden zu versenden. Somit können Sie direkt im Ticket alle Nachrichten, die diesbezüglich verschickt wurden, einsehen. Außerdem lassen sich Inhalte aus den Eingabefeldern eines Vorgangs via Variable in den Textvorlagen für den Nachrichtenversand automatisch integrieren.

Durch diesen teilautomatisierten Nachrichtenversand, beispielsweise über einen Prozess-Button im Vorgang, können Kunden über jeden Arbeitsschritt auf dem Laufenden gehalten werden, z. B. per E-Mail nach dem Motto: „Guten Tag Herr Mustermann, Ihr Auftrag „AU-1234“ wird soeben bearbeitet. Sie erhalten diesbezüglich in Kürze weitere Informationen.“

Hinweis für den SMS-Versand: Diese Funktion sieht ausschließlich den Versand von Nachrichten vor, jedoch nicht den Empfang einer Antwort. Verwenden Sie daher für einen beidseitigen Dialog z. B. weiterhin den E-Mail-Kontakt.