Vertragsvorlagen
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „CRM“ den Bereich „Vertragsvorlagen“, in dem eigene Vertragsvorlagen hinterlegt werden können. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.
Übersicht über den Bereich „Vertragsvorlagen“
Im Einstellungsbereich „Vertragsvorlagen“ können Sie die Grundlagen für das Erstellen von Vertragsdokumenten im ameax AkquiseManager setzten. In der Übersicht des Einstellungsbereichs sind folgende Informationen und Funktionen vorhanden:
- „anlegen“ [Abb. 2/1]:
Hier werden neue Vertragsvorlagen angelegt. - „Filterfunktion“ [Abb. 2/2]:
Hier ist es möglich, die angezeigten Vertragsvorlagen zu filtern. - „ID“ [Abb. 2/3]:
Eindeutige Identifikationsnummer der Vertragsvorlage - „Bezeichnung“ [Abb. 2/4]:
Name der Vertragsvorlage - „Sprache“ [Abb. 2/5]:
Zeigt die für die Vertragsvorlage gewählte Sprache. - „Aktiv“ [Abb. 2/6]:
Zeigt, ob die Vertragsvorlage aktiv und nutzbar ist oder inaktiv gesetzt wurde. - „Löschen“ [Abb. 2/7]:
Durch Klicken auf den Mülleimer kann die Vertragsvorlage gelöscht werden.
Maske für das Anlegen von Vertragsvorlagen
Klicken Sie auf „anlegen“ [Abb. 2/1], um eine neue Vertragsvorlage zu ergänzen. In der darauf erscheinenden Maske werden die Grunddaten neuer Vertragsvorlagen angelegt:
- „Bezeichnung“ [Abb. 3/1]:
Hier wird der Name der Vertragsvorlagen eingetragen. - „Sprache“ [Abb. 3/2]:
Hier wird die Sprache, in der der Vertrag verfasst ist, angegeben. - „RTF-Vorlage“ [Abb. 3/3]:
Hier wird die Basis des Vertrags in Form eines rtf-Dokuments hochgeladen.
Vertragsvorlagen konfigurieren
Nach dem Speichern der Basisdaten der neuen Vertragsvorlage werden Sie in deren Konfigurationsmaske überführt. Sie erreichen diese ebenfalls durch einen Klick auf die ID-Nummer einer Vertragsvorlage [Abb. 2/3]. Hier sind folgende Informationen und Funktionen verfügbar:
- „Funktionsbuttons“ [Abb. 4/1]:
Verschiedene Aktionen wie die Bearbeitung der Basisdaten, das neue Laden der oder die RTF-Optimierung können hier ausgeführt werden. - „Bezeichnung“ [Abb. 4/2]:
Name der Vertragsvorlage - „Sprache“ [Abb. 4/3]:
Zeigt die für die Vertragsvorlage gewählte Sprache im System. - „Aktiv“ [Abb. 4/4]:
Zeigt, ob die Vertragsvorlage aktiv und nutzbar ist oder inaktiv gesetzt wurde. - „RTF-Vorlage“ [Abb. 4/5]:
Zeigt eine Voransicht des hochgeladenen RTF-Dokuments. Durch Klick auf den blauen Dateinamen wird der Download der Vorlage gestartet. - „Bearbeitung durch“ [Abb. 4/6]:
Zeigt, wer die Vorlage erstellt hat und wer diese zuletzt bearbeitet hat. - „Parameter für RTF-Vorlage“ [Abb. 4/7]:
Zeigt die in der Vertragsvorlage verwendeten Platzhalter an. - „Parameter“ [Abb. 4/8]:
Zeigt die im System angelegten Vertragsplatzhalter an. Durch Klick auf das Plus-Icon rechts außen können neue erstellt werden.
Definieren von Platzhaltern
Durch den Gebrauch von Platzhaltern im später hochgeladenen Vertragsvorlagendokument markieren Sie die Felder, welche zukünftig vom AkquiseManager mit Ihren Eingaben ergänzt werden sollen. Um diese zu definieren, öffnen Sie die eine angelegte Vertragsvoralge und wählen im Konfigurationsfenster im Bereich “Parameter” die Schaltfläche “anlegen”. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Weisen Sie der Parameterangabe eine Bezeichnung zu, die dann in der Parameter-Übersicht neben den Informationsanzeigen zur Befüllung der Platzhalter stehen soll.
- Unter die Titelbezeichnung schreiben Sie einen beliebigen, dazugehörigen Platzhalterparameter. Dieser wird durch Rauten eingegrenzt und darf keine Umlaute, Sonder- oder Leerzeichen enthalten.
- Die Platzhalterparameter für die Eintragung der Kundendaten werden nicht selbst definiert. Alle hierfür vorgesehenen Variablen zum Einfügen in das Vertragsdokument entnehmen Sie der ebenfalls im Fenster “Vertragsvorlage” aufgeführten Liste.
- Auch ganze Passagen können durch Setzen entsprechender Platzhaltermarkierungen um den gewünschten Text herum zukünftig mit einem Klick hinzugefügt oder weggelassen werden.
Status RTF-Optimierung
Durch die sogenannte RTF-Optimierung, wird die Vertragsvorlage für das System soweit optimiert, das dieses problemlos damit arbeiten kann. Überprüfen Sie nach jeder Optimierung, ob der Vertrag noch so aussieht, wie gewünscht.
Durch einen Klick auf „Details“ [Abb. 6] können Sie weitere Informationen über diesen Vorgang einsehen [Abb. 7].