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Dokumente Ordnerstruktur

Screenshot geöffneter Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ mit markiertem Bereich „Nachrichten“
[Abb. 1]: Öffnen Sie die Einstellungen zu der Dokumente Ordnerstruktur.

Begeben Sie sich über das Zahnrad-Icon im Hauptmenü in die allgemeinen Einstellungen und öffnen hier den Bereich „Doku365”. Klicken Sie den Untermenüpunkt „Dokumente Ordnerstruktur” an.

Dokumente Ordnerstruktur anlegen

Screenshot der Bearbeitungsmaske „Dokumente Ordnerstruktur”
[Abb. 2]: Legen Sie eine neuen Ordnerstruktur an oder bearbeiten eine bestehende.

Es öffnet sich die Übersichtsmaske aller Dokumente Ordnerstrukturen. Über die entsprechende Schaltfläche können Sie neue anlegen oder mit Klick auf die Bezeichnung einer Struktur diese bearbeiten.

Screenshot der Ansicht „Dokumente Ordnerstruktur anlegen”
[Abb. 3]: Vergeben Sie hier eine Bezeichnung und eine Farbe.

Vergeben Sie bei der Anlage einer neuen Ordnerstruktur für diese eine Bezeichnung und optional auch eine Farbe.

Screenshot der Übersichtsmaske einer Ordnerstruktur
[Abb. 4]: Hier können Sie Ihre Ordnerstruktur einsehen und diese bearbeiten.

Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der Dokumente Ordnerstruktur. Hier sehen Sie auf der linken Seite die hinterlegten Unterkategorien (in diesem Beispiel: Verträge), auf der rechten Seite haben Sie verschiedene Reiter zum Bearbeiten der Struktur.

Screenshot während der Bearbeitung des Hauptpunktes eines Ordnerstruktur
[Abb. 5]: Legen Sie hier die erlaubten Interaktionen der verschiedenen Rechtegruppen und der Account-Rollen fest.

Um die hinterlegte Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie diese an und wählen auf der rechten Seite den Reiter „Bearbeitung” aus. Über die Checkboxen im Bereich „Benutzer-Gruppen-Berechtigungen” können Sie festlegen, welche Aktionen die verschiedenen Rechtegruppen ausführen dürfen [Abb. 5/1]. Unter „Account-Rollen-Berechtigungen” bestimmen Sie, welche Kunden-Account-Rollen, die Sie zuvor erstellt haben, diese Ordnerstruktur einsehen dürfen [Abb. 5/2].

Screenshot der Ansicht „Dokumente Ordnerstruktur” während der Anlage von Untermenüpunkten
[Abb. 6]: Legen Sie weitere Untermenüpunkte an.

Öffnen Sie den Reiter „Anlegen”, um neue Unterkategorien anzulegen. Tragen Sie dafür die Bezeichnungen in das gleichnamige Feld ein. Sollten Sie mehrere auf einmal anlegen wollen, schreiben Sie diese jeweils als einzelnen Absatz. Aktivieren Sie die Checkbox, um den neuen Unterpunkten eine zufällige Farbe zu vergeben.

Screenshot der beispielhaften Ordnerstruktur „Verträge”
[Abb. 7]: So könnte eine Ordnerstruktur aussehen.

Auf der linken Seite sehen Sie nun die soeben erstellten Unterkategorien. Klicken Sie deren Bezeichnung an, um diese mit den Reitern auf der rechten Seite der Ansicht zu bearbeiten.

Screenshot der Bearbeitungsmaske eines Unterpunktes mit verschiedenen numerischen Markierungen
[Abb. 8]: Bearbeiten Sie die Basisdaten und Berechtigungen des Unterpunktes und sehen die Gateway-Adressen ein.

Zur Bearbeitung der Unterpunkte, öffnen Sie den Reiter „Bearbeitung”. Ändern Sie hier im oberen Bereich die Bezeichnung, Farbe und Sortierung [Abb. 8/1] und bestimmen im unteren Abschnitt die „Benutzer-Gruppen-Berechtigungen” [Abb. 8/3], sowie die „Account-Rollen-Berechtigungen” explizit nur für diesen Untermenüpunkt [Abb. 8/4]. Im Bereich „Gateway-Adressen” sehen Sie die Adressen der einzelnen Benutzer [Abb. 8/2]. Diese können an die E-Mail-Adresse Dokumente senden, die dann automatisch in den jeweiligen Untermenüpunkt im Dokumentenportal hinzugefügt werden. Die Zuordnung zu einem Kunden erfolgt über ein Bezugsfeld. Genaueres zur Einrichtung des Gateways finden Sie unter  Einstellungen

Screenshot der Ansicht „Dokumenten Ordnerstruktur” mit markiertem Reiter „Löschen”
[Abb. 9]: Löschen Sie den ausgewählten Strukturpunkte oder führen zwei zusammen.

Zum Löschen der Untermenüpunkte oder Hauptpunkte der Struktur, öffnen Sie den Reiter „Löschen” und aktivieren die entsprechende Checkbox. Zum Zusammenführen zweier Unterpunkte wählen Sie über das Drop-Down-Menü das gewünschte „Ziel” aus. Beenden Sie Ihre Vorgänge jeweils mit der „Ausführen”-Schaltfläche.

Dokumente hinterlegen

Screenshot der „Anlegen & Aktionen” Leiste eines Kundendatensatzes mit markiertem „Dokument” Button
[Abb. 10]: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument”, um ein solches im Kunden-Account zu hinterlegen.

Hinterlegen Sie in der soeben erstellten Ordnerstruktur Dokumente im Kunden-Account des Dokumentenportals. Gehen Sie dafür in den gewünschten Kundendatensatz und klicken in der „Anlegen & Aktionen” Leiste auf den Button „Dokument”.

Screenshot der Maske zur Zuweisung von Ordnern
[Abb. 11]: Weisen Sie vorerst dem Kunden ausgewählte Ordnerstrukturen zu.

Weisen Sie Ihrem Kunden in der sich anschließend öffnenden Maske Ordner zu, die Sie zuvor erstellt haben. Die Zuweisung kann später wieder geändert werden.

Screenshot der Bearbeitungsmaske zum Hinterlegen von Dokumenten in die Ordnerstruktur eines Kunden
[Abb. 12]: Hinterlegen Sie hier die Dateien in die Ordner des Dokumentenportal Kunden-Accounts.

Sie gelangen anschließend in die Maske zum Hinterlegen von Datenmaterial. Diese Dokumente sind lediglich in dem ausgewählten Account sichtbar. Die Dateien können Sie entweder von Ihrem PC hochladen, per Drag-and-Drop hinzufügen oder von Ihrem FileDrive Ordner beziehen.

Screenshot der Ansicht „Dokumente” mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü
[Abb. 13]: Weisen Sie Ordner neu zu oder bearbeiten die Grundeinstellungen dieser.

Um die Ordner-Zuweisung oder die Grundeinstellungen der Ordnerstruktur zu bearbeiten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seiter der Ansicht. Wählen Sie anschließend den entsprechenden Punkt aus.

Dokumente einsehen

Screenshot der Übersicht des Dokumentenportals im Reiter „Dokumente”
[Abb. 14]: Öffnen Sie den Reiter „Dokumente”, um die hinterlegten Dateien einzusehen.

Um die von Ihnen hinterlegten Dokumente einzusehen, gehen Sie in den Kunden-Account im Dokumentenportal und klicken auf den Reiter „Dokumente”. Sie sehen hier alle Unterkategorien. Wählen Sie eine aus und sehen die Dateien dieses Kunden im ausgewählten Ordner ein.