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Textbausteine

Screenshot Menü „Faktura“
[Abb. 1]: Wählen Sie im Faktura-Menü den Bereich "Textbausteine" aus.

Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ auf den Untermenüpunkt „Faktura“ und dessen Bereich „Textbausteine“, um Textbausteine zu erstellen oder zu ändern.

Einstellungsbereich Textbausteine

Screenshot Einstellungsbereich „Textbausteine“
[Abb. 2]: Einstellungsbereich „Textbausteine“ mit verschiedenen Markierungen.

Im Einstellungsbereich Textbausteine führen Sie folgende Aktionen durch:

  • neue Textbausteine anlegen [Abb. 2/1]
  • bereits angelegte Textbausteine bearbeiten [Abb. 2/2]
  • Textbausteine sortieren [Abb. 2/3]
  • Textbausteine filtern [Abb. 2/4]
  • Textbausteine löschen [Abb. 2/5]

Neue Textbausteine anlegen

Screenshot Anlagemaske „Textbausteine“
[Abb. 3]: Hier legen Sie neue Textbausteine an.

Klicken Sie in der Übersichtsmaske „Textbausteine“ auf „Anlegen“ [Abb. 2/1], um in die entsprechende Eingabemaske zu gelangen. Füllen Sie nachfolgende Felder aus:

  • „Bezeichnung“
    Tragen Sie in dieses Feld eine für den Textbaustein eindeutige Bezeichnung ein.
  • „Typ“
    Wählen Sie über das Drop-Down-Menü den entsprechenden Textbaustein-Typ aus. Abhängig von Ihrer Auswahl ändern sich die verfügbaren Variablen, die Sie als Platzhalter in Ihren Textbausteinen nutzen. Abhängig vom gewählten Typ des Textbausteins zeigt das System unterschiedliche Platzhalter an. Für die Textbausteintypen „Positions-Zwischenüberschrift“, „Textposition“ und „Beliebig“ sind keine Text-Platzhalter verfügbar.
Screenshot Anlagemaske „Textbausteine“ Formatierungen verwenden
[Abb. 4]: Die Aktivierung von „Formatierungen verwenden“ öffnet ein zusätzliches Textfeld, um formatierten Text über MS-Word einzufügen oder einen unformatierten Text zu formatieren.
  • „Textbaustein“
    Sie können den Textbaustein mit oder ohne Formatierung eingeben. Soll der Textbaustein Formatierungen enthalten, klicken Sie das Feld „Formatierungen verwenden“ an. Es öffnet sich der Eingabebereich „Formatierter Inhalt“.
  • „Textbaustein mit formatiertem Inhalt“
    Entscheiden Sie sich für die Eingabe von formatiertem Inhalt, stehen Ihnen im Bearbeitungsfeld mehrere Formatierungen zur Auswahl. Alternativ können Sie den in einem anderen Dokument erstellten Text kopieren und in das Bearbeitungsfeld einfügen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Funktion „Aus MS-Word einfügen“.

Nachdem Sie alle Daten korrekt eingegeben haben, verlassen Sie die Anlagemaske über den Button „Speichern“ zum Fixieren der Eingaben oder Sie nutzen „Abbrechen“, um Sie zu verwerfen.

Screenshot Textbausteine Ansichtsmodus
[Abb. 5]: Ansichtsmodus nach der Sicherung des neu angelegten Textbausteins.

Nachdem Sie den Textbaustein gespeichert haben, öffnet sich der neu angelegte Datensatz im Ansichtsmodus. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Inhalte und Einstellungspunkte zu kontrollieren.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Textbaustein zu bearbeiten. Mit einem Klick auf „Zurück zur Übersicht“ gelangen Sie zurück zur Übersichtsmaske aller angelegten Textbausteine.

Textbausteine filtern

Screenshot Möglichkeiten Textbausteine zu filtern
[Abb. 6]: Filtern von Textbausteinen über den Volltext oder nach Typ

In der Übersichtsmaske „Textbausteine“ sehen Sie alle bisher angelegten Textbausteine als Liste dargestellt. Die Filterfunktion unterstützt Sie vor allem bei langen Listen, den benötigten Textbaustein schnell zu finden.

Sie können die Textbausteine über die Volltextsuche oder den Typ filtern.

Filtern über Volltextsuche

Screenshot Textbausteine nach Volltext filtern
[Abb. 7]: Textbausteine nach Volltext filtern

Diese Funktion bietet sich an, wenn beispielsweise inhaltliche Änderungen erforderlich sind, die mehrere Textbausteine betreffen. Um alle Textbausteine mit dem gesuchten Inhalt aufzulisten, geben Sie den Suchbegriff folgendermaßen ein:

  • Ein einzelnes Wort, das in allen Texten enthalten ist
  • Einen Textausschnitt im genauen Wortlaut
  • Den vollständigen Text des Textbausteins

Achten Sie bei der Eingabe eines Textausschnittes oder des vollständigen Textes auf den genauen Wortlaut. Wird dies nicht eingehalten, erhalten Sie keine beziehungsweise keine korrekten Suchergebnisse.

Filtern über den Typ

Screenshot Textbausteine nach Typ filtern
[Abb. 8]: Textbausteine nach Typ über Auswahl in Drop-Down-Menü filtern

Wählen Sie über das Drop-Down-Menü alle Textbausteine des gleichen Typs aus. Nach der Auswahl erhalten Sie automatisch alle Textbausteine aufgelistet, die das ausgewählte Kriterium erfüllen.

Sortierung festlegen

Screenshot Textbausteine sortieren
[Abb. 9]: Textbausteine im Einstellungsbereich manuell oder über das Drop-Down-Menü sortieren.

Über die Funktion „Sortierung festlegen“ definieren Sie die Position der Textbausteine in der Auflistung und sortieren diese nach Ihren Anforderungen manuell. Klicken Sie auf „Sortierung festlegen“.

Screenshot Textbausteine manuell sortieren
[Abb. 10]: Textbausteine über Drag & Drop-Icons mit der Maus sortieren.

In der Spalte „Sortieren“ klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Drag & Drop-Icon. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Preisgruppe an die gewünschte Position in der Liste.

Screenshot Textbausteine über Drop-Down-Menü sortieren
[Abb. 11]: Sortierung über Standard, Bezeichnung oder ID festlegen.

Alternativ zur manuellen Sortierung sind folgende Auswahlkriterien über das Drop-Down-Menü verfügbar:

  • Standard (Sortierung nach Reihenfolge der Erstellung der Textbausteine)
  • Bezeichnung
  • ID

Textbausteine bearbeiten

Screenshot Textbaustein bearbeiten
[Abb. 12]: Ansichtsmodus des ausgewählten Textbausteins mit Auswahl zur Bearbeitung oder Rückkehr zur Übersicht.

Um einen Textbaustein zu bearbeiten, klicken Sie im Einstellungsbereich in der Spalte „Bezeichnung“ auf den entsprechenden Datensatz [Abb. 2/2]. Dieser öffnet sich nun im Ansichtsmodus. Um den ausgewählten Textbaustein zu bearbeiten, klicken Sie auf das gleichnamige Stiftsymbol.

Screenshot Bearbeitungsmaske von Textbausteinen
[Abb. 13]: Bearbeitungsmaske von Textbausteinen

Sie können den Textbaustein entsprechend Ihren Anforderungen anpassen, indem Sie die Bezeichnung, den Typ sowie den Text ändern.

Nachdem Sie alle Daten korrekt eingegeben haben, wählen Sie zwischen den vier Schaltflächen die passende aus:

  • „Speichern“
    Zum Sichern der Daten und anschließenden verlassen der Bearbeitungsmaske
  • „Aktualisieren“
    Die Daten werden gespeichert aber Sie bleiben in der Bearbeitungsmaske
  • „Abbrechen“
    Über diese Schaltfläche verwerfen Sie die Eingaben
  • „Löschen“
    Hier löschen Sie den Textbaustein

Textbausteine löschen

Screenshot Textbaustein löschen
[Abb. 14]: Löschen von nicht mehr benötigten Textbausteinen.

Benötigen Sie einen Textbaustein nicht mehr, löschen Sie diesen mit einem Klick auf das Mülleimer-Icon „Löschen“.