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Mail-Accounts

Screenshot geöffneter Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ mit markiertem Bereich „Nachrichten“
[Abb. 1]: Hier sehen Sie, wie Sie über die Einstellungsmaske zu den Mail-Accounts gelangen.

Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie unter „Nachrichten“ den Bereich „Mail-Accounts“. Über diesen Einstellungsbereich können Sie Ihre Mail-Accounts im AkquiseManager verwalten.

Screenshot Mail-Account Oberfläche
[Abb. 2]: Hier sehen Sie alle angelegten Mail-Accounts.

Zu folgenden Elementen finden Sie in diesem Handbucheintrag entsprechende Beschreibungen:

  • Aktive/Inaktive Mail-Accounts
  • Anlegen von Mail-Accounts
  • Löschen von Mail-Accounts
  • Zusammenführen
  • SPF-Check

Begrifflichkeiten

E-Mail-Adresse Aufbau: benutzername@domain

Aktive/Inaktive Mail-Accounts

Screenshot Mail-Accounts mit markierter Spalte “Status”
[Abb. 3]: Hier können Sie den Status des Mail-Accounts ändern.

Sie können in der Spalte „Status“ E-Mail-Accounts aktivieren sowie deaktivieren, wobei die Daten des Accounts immer erhalten bleiben. Wenn der Status auf inaktiv gesetzt ist, wird das Postfach, welches Ihnen beim Anlegen zugeteilt wurde, deaktiviert.

Anlegen von Mail-Accounts

Screenshot Anlegen eines Accounts
[Abb. 4]: Button zum Anlegen eines neuen Accounts.

Über „Anlegen“ können Sie einen Mail-Account erstellen.

Screenshot Anlagemaske eines Mail-Accounts
[Abb. 5] So legen Sie einen neuen Mail-Account an.

Das Anlegen eines Accounts im entsprechenden Fenster ist selbsterklärend. Sie können die gewünschte E-Mail-Adresse sowie den Absendernamen hinzufügen. Außerdem können Sie beim Erstellen angeben, ob die Adresse aktiviert werden soll oder nicht.

Im Zuge der Anlage werden dem Mail-Account eine Mailbox-Adresse für den Eingang (in [Abb. 6] dargestellte “p14-Adresse”) und eine Mailbox-Adresse für den Ausgang (in [Abb. 6] dargestellte “p14.out-Adresse”) zugeteilt.
Beim Versand einer E-Mail aus der ameax Unternehmenssoftware wird die Nachricht vom ameax-Server mit der entsprechenden p-Adresse verschickt. Durch eine “Alias-Funktion” ist auf der Empfängerseite jedoch nicht die p-Adresse als Absender ersichtlich, sondern Ihre eigentliche E-Mail-Absender-Adresse. Versende Nachrichten werden im Postfach des Kundendatensatz abgelegt.

Sollte der Empfänger antworten, so wird die eingegangene Nachricht auf Ihrem eigenen E-Mail-Server ankommen. Um diese ebenfalls in den AkquiseManager übermittelt zu bekommen, hinterlegen Sie auf Ihrem E-Mail-Server eine Weiterleitungsregel an die Eingangsadresse (in [Abb. 6] dargestellte “p14-Adresse”) Ihres Postfachs.

Löschen von Mail-Accounts

Screenshot Mail-Account löschen
[Abb. 6]: Button zum Löschen eines Accounts.

Um einen Account zu löschen, klicken Sie in der Oberfläche auf das Lösch-Icon, welches Sie in einen externen Bereich begleitet.

Screenshot Bestätigungshinweis zum Löschen eines Accounts
[Abb. 7]: Wenn Sie diese Meldung bestätigen, wird der Mail-Account gelöscht.

Sie müssen das Löschen daraufhin nochmals bestätigen. Beachten Sie, dass beim Löschen alle Nachrichten vom System gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können.

Zusammenführen

Screenshot Account zusammenführen
[Abb. 8]: Zusammenführen von zwei Accounts mit einem Zielaccount.

Über das Zusammenführen können Sie zwei E-Mail-Accounts zusammenfügen. Klicken Sie dafür im E-Mail-Fenster auf den Reiter „Zusammenführen“.

Screenshot Bestätigungshinweis zum Zusammenführen von zwei Accounts
[Abb. 9]: Wenn Sie diese Meldung bestätigen, werden beide Accounts zusammengeführt.

Anschließend können Sie den Ziel-Benutzer auswählen, auf welchem alle Nachrichten, die im aktuellen E-Mail-Account liegen, in den Ziel-Account verschoben werden. Beachten Sie, dass der aktuelle Mailaccount nach der Zusammenführung gelöscht wird.

SPF-Check

Screenshot Button für den SPF-Check
[Abb. 10]: Hier können Sie einen SPF-Check durchführen.

SPF steht für „Sender Policy Framework“ und ist eine Technologie im Bereich der E-Mail-Sicherheit. Das SPF-Protokoll ermöglicht es den E-Mail-Domäneninhabern festzulegen, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu senden. Der SPF-Check ermöglicht Ihnen zu überprüfen, ob Ihre eingefügte E-Mail-Adresse einen SPF-Eintrag besitzt. Sie können den SPF-Check im Reiter auf der Oberfläche ausführen. Falls ein Fehler unter „SPF“ in der Liste angezeigt wird, können Sie im Bearbeitungsfenster auf der rechten Bildschirmseite untersuchen, welche Fehler in der „Domainkonfiguration“ vorhanden sind.

Folgende Fehlermeldungen sind möglich:

  • „Für die Domain $$$ ist ein SPF-Eintrag hinterlegt, der für einen reibungslosen E-Mailversand angepasst werden muss.“
  • „Die Domain $$$ ist fehlerhaft konfiguriert. Es sind keine MX-Einträge hinterlegt.“
  • „Die Domain $$$ ist nicht erreichbar.“

Um die erste Fehlermeldung zu beheben, fügen Sie den Eintrag „include:_spf.aranes.de“ dem SPF-DNS-Eintrag der Domain hinzu. Genauer gesagt, aktualisieren Sie den SPF-Eintrag im DNS-Verwaltungstool Ihres Domain-Registrars oder DNS-Hosts. Falls dies nicht möglich ist, können Sie Ihren eigenen Mailserver (SMTP-Server) zum Versenden von E-Mails verwenden.

Die zweite Fehlermeldung weist darauf hin, dass MX-Einträge (Mail Exchange) in der DNS-Konfiguration der Domain fehlen. In der Regel sollten für die meisten Domains mindestens ein oder mehrere gültige MX-Einträge vorhanden sein.

Die dritte Fehlermeldung weist darauf hin, dass der E-Mail-Server nicht in der Lage ist, die angegebene Domain aufzulösen oder eine Verbindung zu ihr herzustellen. Überprüfen Sie daher Ihre E-Mail-Adresse auf Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Ihr Domainserver korrekt eingerichtet ist.