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Projekte

Screenshot des ausgeklappten Hauptmenüpunkts „Vorgänge“ mit markiertem Untermenüpunkt „Projekte“
[Abb. 1]: Über den Untermenüpunkt „Projekte“ gelangen Sie in den entsprechenden Bereich.

Über den Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ und dessen Untermenüpunkt „Projekte“ gelangen Sie zur Übersicht aller verfügbaren Projekte. Dort können Sie neue anlegen oder bestehende bearbeiten.

Projekt anlegen

Screenshot des Eingabebereichs „Projekte“ mit markiertem „Anlegen“-Button
[Abb. 2]: Über diesen Button können Sie neue Projekte anlegen.

Um ein neues Projekt anzulegen, in welchem mehrere Vorgänge (Tasks) zusammengefasst werden, klicken Sie auf den „Anlegen“-Button.

Screenshot der Eingabemaske eines Projekts mit verschiedenen Eintragungen bei „Titel“ und „Beschreibung“
[Abb. 3]: Vergeben Sie hier einen Titel und eine Bezeichnung für das Projekt.

Vergeben Sie in der sich anschließend öffnenden Maske einen Titel für das Projekt. Dazu ergänzend können Sie eine kurze Beschreibung hinterlegen.

Den Status bestimmen Sie über das Drop-Down-Menü mit den Auswahlmöglichkeiten „Standard“, „Manuell“ und „Abgeschlossen“. Diese Angaben sind für Sie frei interpretierbar.

Um den Zugriff einzuschränken, wählen Sie im gleichnamigen Bereich über das Drop-Down-Menü „Geschützt“ aus und hinterlegen anschließend die für die Bearbeitung und Ansicht berechtigten User. Administratoren können jedoch immer in alle, auch geschützte Projekte und Tasks, Einsicht nehmen.

Screenshot der Übersichtsmaske eines Projekts mit verschiedenen Markierungen
[Abb. 4]: Sie können auf zwei verschiedene Wege neue Vorgänge anlegen.

Zur Bestückung Ihres Projekts mit Vorgängen, stehen Ihnen in der Übersichtsmaske an zwei Stellen verschiedene Buttons zur Verfügung:

  • auf der rechten Seite der Maske. Dort können Sie per Klick Ihre definierten Schemas für Vorgänge auswählen [Abb. 4/1].
  • im Bereich „Vorgänge“ über den „Anlegen“-Button. Hier sehen Sie zudem alle Tasks, die dem Projekt zugeordnet wurden und haben die Möglichkeit, diese zu filtern und nach Ihnen zu suchen [Abb. 4/2].
Screenshot der Ansicht „Neuen Vorgang anlegen“
[Abb. 5]: Über diese Buttons können Sie einen neuen Vorgang gemäß einem Ihrer Schemas anlegen.

Wenn Sie über den „Anlegen“-Button neue Vorgänge hinzufügen, können Sie ebenfalls auf Ihre im Einstellungsbereich definierten Schemas zurückgreifen. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, um einen Task anzulegen. Wie man einen Vorgang genau anlegt, finden Sie im Handbuch unter 8.1.1 Vorgänge.

Screenshot eines beispielhaften Projekts namens „Sommerfest“ bestückt mit verschiedenen Vorgängen
[Abb. 6]: So könnte ein beispielhaftes Projekt aussehen.

Ein fertiges Projekt könnte beispielsweise wie in dem im oben gezeigten Schaubild aussehen. Zur Veranschaulichung wird als Beispielsszenario ein fiktives Firmensommerfest veranstaltet. Die einzelnen zu erledigenden Aufgaben werden zu einem Projekt zusammengefasst und den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt. Erst wenn alle Tasks erledigt sind, ist auch das Projekt abgeschlossen.

Screenshot bei der Anlage eines Vorgangs mit Markierung des Drop-Down-Menüs „Projekt“
[Abb. 7]: Weisen Sie Ihren Vorgang einem Projekt zu.

Teilen Sie einen (gerade angelegten) Vorgang einem Projekt zu. Wählen Sie dafür über das Drop-Down-Menü ein entsprechendes aus.

Vorgänge nachträglich einem anderen Projekt zuordnen

Screenshot der Ansicht eines Tasks mit geöffnetem Dreipunkte-Menü zum Ändern des Kunden oder des Projekts.
[Abb. 8]: Sie können unter bestimmten Umständen nachträglich die Zuordnung eines Tasks zu einem Projekt oder Kunden ändern.

Öffnen Sie hierzu einen Task. Rechts oben finden Sie ein Dreipunkte-Menü. Wenn Sie auf das zugehörige Icon klicken, öffnet sich eine Liste verschiedener Auswahlmöglichkeiten. Sind bei einem Kunden mehrere Projekte vorhanden, wird die Option „Projekt ändern“ angezeigt. Auf diese Weise können Sie den Task auch einem anderen Projekt desselben Kunden zuordnen.

Screenshot der Ansicht während des Zuweisungsprozesses eines Tasks, zum Beispiel zu einem anderen Projekt
[Abb. 9]: So weisen Sie dem Vorgang zum Beispiel ein anderes Projekt zu.

Hier der Ablauf der Neuzuweisung im Detail:

  1. Klicken Sie im Dreipunkte-Menü auf „Projekt ändern“
  2. Weisen Sie den Vorgang dem gewünschten Projekt zu
  3. Um die Zuordnung zu bestätigen, klicken Sie auf „Projekt zuweisen“

Wichtig: Um diese beschriebene Funktion nutzen zu können, ist es erforderlich, dass es sich dabei tatsächlich noch um einen Task handelt, der noch nicht in ein Ticket (siehe Aufgaben und Projekte) umgewandelt wurde. Außerdem darf noch kein Zeiterfassungsprojekt (siehe Projektzeiterfassung) mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft sein.