Mein FileDrive

Screenshot eines mit Dateien gefülltem FileDrives
[Abb. 1]: Das FileDrive

In das FileDrive können alle wichtigen Dateien zentral hochgeladen und gespeichert werden. Dies ermöglicht deren unkomplizierten Einsatz via Schnittstellen in den verschiedenen Bereichen und Modulen der ameax Unternehmenssoftware. Dabei bietet das FileDrive für jeden Nutzer eine eigene Plattform zum Ablegen von Dateien.

Das FileDrive kann nur benutzt werden, wenn diese Funktion in den FileDrive Einstelllungen aktiviert ist.

„Mein FileDrive“ öffnen

Um Ihr FileDrive aufzurufen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt „Einstellungen“. Wählen Sie darauf im Untermenü „Mein Konto“ „Mein FileDrive“ aus.

Screenshot des Einstellungsbereichs mit Markierungen u. a. beim Punkt „FileDrive“
[Abb. 2]: Hier gelangen Sie zum Bereich „Mein FileDrive“.

Alle Dateien innerhalb des FileDrives werden in einer Ordnerstruktur angezeigt. Sie sehen dabei nur Ihre eigenen Ordner. FileDrive Ordner von anderen Benutzern werden nur angezeigt, wenn Ihnen über die Rechteinstellung der Zugriff auf diese gewährt wurde.

Wie genau Ordner im FileDrive angelegt und abgeändert werden, kann im Handbucheintrag FileDrive Ordner nachgelesen werden.

Dateien in das FileDrive hochladen

Screenshot Schaltfläche „Dateien hochladen“
[Abb. 3]: Klicken Sie hier, um Dateien in das FileDrive hochzuladen.

Über den Button „Dateien hochladen“ direkt unter der Überschrift gelangt man in den Upload-Bereich.

Screenshot Drop-Down-Menü zur Wahl des FileDrive-Ordners
[Abb. 4]: Wählen Sie hier aus, in welchen Ordner des FileDrives Dateien hochgeladen werden sollen.

Dort wird der jeweilige Ordner, in welchem die Datei abgelegt werden soll, mit einem Klick auf das Dropdown-Auswahlfeld „FileDrive“ festgelegt. Sollte nur ein Ordner in Ihrem FileDrive vorhanden sein, so wird dieser automatisch gewählt.

Um bereits hochgeladene, gleichnamige Dateien zu überschreiben, muss die Checkbox „Vorhandene gleichnamige Dateien überschreiben?“ aktiviert werden.

Screenshot eines markierten Drag & Drop Felds zum Hochladen von Dateien
[Abb. 5]: Legen Sie Dateien hier ab, um sie hochzuladen.

Mit einem Klick auf den Bereich „Dateien auswählen oder hierhin ziehen“ öffnet sich das Upload Fenster. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und drücken Sie auf „Öffnen“. Dabei ist auch der Upload von mehreren Dateien gleichzeitig möglich. Das FileDrive unterstützt den Upload von allen gängigen Dateitypen.

Ebenfalls können Dateien hochgeladen werden, indem eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop in das gleiche Feld gezogen werden.

Screenshot einer Aufzählung von E-Mail-Adressen, mit deren Hilfe das FileDrive ebenfalls befüllt werden kann
[Abb. 6]: Auch der Versand einer E-Mail ist für die Befüllung des FileDrives möglich.

Die dritte Möglichkeit um Dateien in Ihr FileDrive hochzuladen, ist der E-Mail-Versand dieser an die spezifische FileDrive E-Mail-Adresse. Sie finden sie direkt unter dem Upload-Bereich. Jeder Ordner besitzt eine eigene Adresse. Die Ablage per E-Mail kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob die Dateien bereits eingeordnet wurden, genügt ein Klick auf den Button „Neu laden“.

Dateien im FileDrive auswählen und löschen

Screenshot mit Darstellung, wie Dateien aus dem FileDrive gelöscht werden können
[Abb. 7]: So können Dateien aus dem FileDrive entfernt werden.

Innerhalb eines Ordners werden alle dort abgelegten Dateien angezeigt. Um eine bestimmte Datei auszuwählen, klicken Sie auf die Box „auswählen“ innerhalb der Dateidarstellung. Mit dem Funktions-Button „Alle auswählen“ werden alle Dateien innerhalb des jeweiligen Ordners markiert. Der Funktions-Button „Auswahl aufheben“ sorgt hingegen dafür, dass die Markierung der ausgewählten Dateien wieder aufgehoben wird.

Die Löschung von einzelnen Dateien erfolgt mit einem Klick auf das Mülltonnen-Icon innerhalb einer Dateidarstellung. Um mehr als eine Datei auf einmal zu löschen, werden die entsprechenden Dateien zuerst ausgewählt. Über den Dropdown-Button „Aktion wählen“ können Sie anschließend den Befehl „Löschen“ geben. In der sich öffnenden Sicherheitsabfrage muss der Löschbefehl nun noch mit einem Klick auf „OK“ bestätigt werden.

Selektion und Sortierung im FileDrive

Screenshot der Such- und Filterleiste des FileDrives
[Abb. 8]: Hier suchen Sie nach Inhalten des FileDrives.

Das FileDrive bietet die Möglichkeit, nach spezifischen Dateien zu suchen und die Standardsortierung seiner angezeigten Inhalte zu ändern. So kann eine Datei nach ihrer Datei-ID und dem Dateinamen gesucht werden. Um einen gewissen Dateientyp anzeigen zu lassen, wählen Sie diesen im Feld „Dateierweiterung“ aus. Eine Selektion von Dateien eines bestimmten FileDrive-Ordners ist über das Feld „FileDrive“ möglich.

Mit dem Feld „Gruppiert“ kann die Ansicht des FileDrive-Bereichs geändert werden. Die Option „Alle“ bewirkt, dass Ihre Dateien nicht mehr nach Ordnern gruppiert werden. Mit der Option „nach FileDrive“ wird hingegen wieder zur klassischen Ordnerstruktur gewechselt.

Die Dateien können nach Dateinamen, Datum, Dateiendung und Datei-ID sortiert werden. Wählen Sie hierzu die gewünschte Sortiermethode im Feld „Sortierung“ aus.

Zugriffspunkte auf das FileDrive innerhalb des AkquiseManagers und seiner Verbundprodukte

Sie finden Zugangspunkte zum Inhalt Ihres FileDrives an folgenden Stellen im AkquiseManager:

  • Bei Zusatzfeldern, die einen Datei-Upload vorsehen (in den Kunden-Stammdaten oder bei Ansprechpartnern)
  • Innerhalb von Aktivitätseinträgen
  • Bei der Erstellung von E-Mails
  • Innerhalb eines Artikels
  • Bei der Erstellung und Bearbeitung von Belegen